Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одним из основных преимуществ использования электронного счет-фактуры является экономия времени. Когда вы используете электронную форму фактуры, вы можете избежать ручного заполнения бумажной формы, что экономит много времени, которое можно потратить на более важные задачи.

Как пользоваться электронной счет-фактурой

Правильно оформленная электронная счет-фактура — это не только экономия времени, но и уверенность в том, что все данные указаны корректно.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо получить доступ к электронной подписи. Для этого придется обратиться в банк и подписать соответствующее соглашение. После этого можно создавать счета-фактуры в электронном виде.

Далее необходимо указать все необходимые данные о товаре или услуге, а также реквизиты вашей компании и покупателя. Кроме того, необходимо указать способ оплаты, исходя из этого будет сформирован счет на оплату.

Важно помнить, что счет-фактура должен быть подписан электронной подписью. Это подтверждает его подлинность и подписанность от вашей компании. Также необходимо следить за сроками хранения электронных счетов-фактур, которые составляют пять лет.

Если вы отправляете счет-фактуру на электронную почту покупателю, то нужно убедиться, что адрес указан корректно. Также можно использовать специальную электронную подпись, которая защитит документ от подмены в процессе передачи через сеть.

Необходимо также убедиться в том, что покупатель получил счет-фактуру. Это можно сделать через систему электронных уведомлений. Именно эта возможность, позволяет легко контролировать все документы и уменьшить количество неплатежей.

Экономия времени и денежных средств

Кроме того, использование электронного счет-фактуры может помочь сэкономить денежные средства. При отправке бумажной формы фактуры, вы должны затратить деньги на бумагу, почтовые расходы, а также на оплату сотрудников, которые будут ответственны за ее заполнение и отправку.

Еще одним преимуществом электронной формы фактуры является улучшение процесса учета расходов. Если вы используете электронную форму фактуры, все данные будут храниться в цифровом формате, что упрощает процесс учета и может помочь избежать ошибок, связанных с ручным заполнением формы.

• Электронные счет-фактуры ускоряют процесс обработки документов;
• Снижается риск возникновения ошибок;
• Уменьшаются затраты на бумагу и почтовые расходы;
• Улучшается контроль учетных данных и операций

Короче говоря, использование электронных счет-фактур может помочь сэкономить деньги и время, увеличить эффективность и улучшить качество вашей бухгалтерской отчетности.

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

• отгрузка;
• выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
• доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
• момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

• возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
• указание товара (услуги, работы);
• подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
• точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Как устроен электронный обмен счетами-фактурами

Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.

ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:

• продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
• оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
• покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Обновлен порядок выдачи и получения электронных счетов-фактур

Новые правила обращения электронных счетов-фактур, вступающие в силу 01.07.2021, вводятся Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 N 14н. С этой же даты отменяется действующий сегодня порядок, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 N 174н.

Перечислим основные нововведения:

Что претерпело изменения	Действующий порядок	Новый порядок с 01.07.2021
Обязательность электронной формы счетов-фактур	Счета-фактуры в электронной форме составляют, только если есть договоренность сторон, и у них есть технические возможности для их приема и обработки СФ	Счета-фактуры, в т. ч. КСФ, при реализации прослеживаемых товаров оформляйте только в электронной форме. Исключениями являются следующие хозоперации с прослеживаемыми товарами: реализация физлицам для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательством; реализация самозанятым, уплачивающим НПД; реализация и перемещение товара с территории РФ при экспорте (реэкспорте); реализация и перемещение товаров с территории России на территорию другого государства-члена ЕАЭС
Шифрование электронных счетов-фактур	Можно составлять счета-фактуры и в зашифрованном, и незашифрованном виде	Запрещены зашифрованные счета-фактуры, если: нормативно запрещено шифрование информации счетов-фактур; СФ оформляется по прослеживаемым товарам и включает регномер партии товара (это реквизит счета-фактуры вводится с июля 2021); по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО осуществляет проверку электронных СФ, в т. ч. чтобы они соответствовали утвержденному формату
Порядок обращения электронных счетов-фактур	Кардинальных изменений не внесено, однако в новом порядке конкретизировано, что: продавец и покупатель не оформляют дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО; продавец, выдающий СФ, не обязан осуществлять проверку усиленной УКЭП лица, которое уполномочено на подпись; оператор ЭДО по договору с продавцом может осуществлять проверку электронного СФ и его подписи, а при отрицательном результате проверки — отправлять продавцу сообщение об ошибке

Особенности электронного УПД

В программах 1С Бухгалтерия или других учетных приложениях можно использовать несколько видов документов, которые дают право изменять сумму налога по НДС:

• СЧФ – традиционный документ, который выписывает продавец при продаже товаров и услуг (если он находится на ОСНО);
• СЧФДОП – это универсальный передаточный документ, который подписывается обеими сторонами сделки. Он дает основание для предъявления НДС к вычету и уплате, а также для внесения изменений в бухгалтерский учет компании;
• ДОП – документ, на основе которого вносится изменение в бухучет. Однако он не является основанием для начисления НДС или предъявления его к вычету.

Обратите внимание, что порядок работы СФ и УПД в программе 1С Бухгалтерия имеет минимальные отличия. Поэтому бухгалтеру не нужно осваивать дополнительные навыки при переходе от традиционного варианта обмена счетами-фактурами на универсальный платежный документ.

Электронный УПД может быть двух видов:

• Односторонний. В нем размещается информация от продавца, и подпись ставится тоже только продавцом;
• Двусторонний. Документ состоит из двух специализированных файлов, в одном из которых содержится информация продавца, в другом покупателя. Подписываются они также двумя сторонами.

Обратите внимание, что подписывать электронные документы должны только уполномоченные лица. Если в компании разные люди подписывают первичку и счета фактуры, то на УПД должны стоять электронные подписи каждого из них.

Также в электронном документе необходимо правильно указывать статусы лиц, которые участвовали в его создании:

• Работник компании-продавца;
• Работник организации, которая сформировала файл;
• Работник иной организации, который вписывается в УПД на основе документа, подтверждающего его статус;
• Уполномоченное физлицо (предприниматель).

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

Как получить или отправить файловый счет-фактуру: подготовка к ЭДО

Чтобы иметь возможность отправлять (принимать) электронные счета-фактуры, хозяйствующему субъекту нужно:

1. Направить оператору заявление на участие в электронном документообороте счетов-фактур по установленной форме (как правило, оно тоже электронное).
2. Оформить квалифицированную электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП) — у самого оператора, если у него есть компетенции аккредитованного удостоверяющего центра, либо в партнерском удостоверяющем центре.По умолчанию ЭЦП оформляется на директора, но при необходимости право на получение доступа к инструментам документооборота счетов в файловом виде может быть делегировано иным ответственным работникам.
3. Дождаться оформления оператором идентификатора участника документооборота счетов-фактур в электронном виде.

Оператор также предоставляет заявителю необходимые сведения для настройки программного обеспечения, которое нужно будет использовать при осуществлении документооборота.

Оператор в течение трех дней после подключения хозяйствующего субъекта к инфраструктуре электронного документооборота счетов-фактур уведомляет об этом ИФНС, к которой приписан заявитель.

Счет-фактура — документ, который может быть:

• обычным — авансовым или отгрузочным;
• исправительным;
• корректировочным.

Представление в контролирующие органы

Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.

Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.

Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут).

Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно оформить электронный счет-фактуру, в том числе и на аванс.

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Как устроен электронный обмен счетами-фактурами

Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.

ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:

• продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
• оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
• покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Похожие записи:

• Нюансы покупки дачного участка в садовом товариществе
• Какие социальные выплаты будут проиндексированы в 2023 году
• Новые выплаты многодетным семьям в 2023 году от 200 тыс. до 1 млн. рублей